(Directie) Secretaresse

Wil jij secretaresse worden? Regelmatig worden de beroepen van directiesecretaresse en algemeen secretaresse door elkaar gehaald. Hier kan je de verschillen en de overeenkomsten lezen.

Secretaresse

Een veel gemaakt fout is dat er vaak gedacht wordt dat secretaresse de vrouwelijke vorm van secretaris is. Dit is niet het geval. Een ‘mannelijke secretaresse’ wordt over het algemeen secretariaatsmedewerker genoemd. Dat is in principe ook wat een secretaresse is: een medewerker die het secretariaatswerk uitvoert. De werkzaamheden van een secretaresse variëren enorm.

Wat zijn de taken van een secretaresse?

Het mogelijke takenpakket van een secretaresse ziet er als volgt uit:

• Beantwoorden van telefoon, fax en e-mails;
• Typen van documenten zoals brieven, offertes en verslagen;
• Contacteren van klanten;
• Archiveren van stukken;
• Bijhouden van de (afspraken)agenda;
• Opstellen van notulen;
• Organiseren van congressen, bijeenkomsten etc.

In veel gevallen kan je als algemeen secretaresse uitgroeien tot directiesecretaressen. Dit is vaak afhankelijk van de grote en het soort bedrijf.

Indicatie salaris secretaresse

Het salaris van een secretaresse bedraagt gemiddeld € 2.600,- per maand. Natuurlijk is dit per organisatie verschillend en afhankelijk van vele factoren.

Directiesecretaresse

Een directiesecretaresse ondersteunt de directie. De directiesecretaresse ondersteunt vaak één bepaald persoon. Meestal is dat de directeur/directrice. Natuurlijk heeft elke directeur andere verwachtingen. Daarom kunnen taken binnen verschillende organisaties erg wisselend zijn. De directeur en zijn secretaresse vormen vaak een hecht en sterk team. De directiesecretaresse is de persoon die bepaald of een bepaalde bezoeker bij de directie naar binnen mag of niet. Vaak zijn de directeur en zijn secretaresse goed op elkaar ingespeeld.

Wat zijn de taken van een directiesecretaresse?

De algemene taken van een directiesecretaresse worden hieronder op een rijtje gezet:

• De directiesecretaresse beheert vaak de agenda van de directeur. Dit betekent dat zij de afspraken voor de directeur moet inplannen. Hiervoor moet zij goed op de hoogte zijn van de stand van zaken, van wat er reilt en zeilt in een organisatie en van de prioriteiten. Ze moet goed kunnen inschatten wat wel en wat niet belangrijk is.
• Het voorbereiden van vergaderingen behoort ook tot het takenpakket van de directiesecretaresse. Meestal is zij ook degene die notuleert.
• Het zakelijke contact tussen directeur en klant wordt door de secretaresse uitgevoerd. In de meeste gevallen zegt de directeur kort wat er bijvoorbeeld in een brief moet staan. De directiesecretaresse zorgt er vervolgens voor dat dit correcte verwoord wordt in een brief.
• Het contact binnen de organisatie (tussen directie en andere afdelingen) regelt de directiesecretaresse.
• Het documentatiesysteem valt ook onder de verantwoordelijkheid. Hierin worden alle belangrijke documenten opgeborgen. De directiesecretaresse zorgt dat dit een overzichtelijk geheel wordt en blijft.

Indicatie salaris directiesecretaresse

Het salaris van een directiesecretaresse bedraagt gemiddeld € 2.800,- per maand. Natuurlijk is dit afhankelijk van de organisatie waarin de secretaresse in dienst is.

Waar moet een (directie)secretaresse goed in zijn?

Als (directie)secretaresse moet je over de volgende eigenschappen bezitten:

• Communicatief sterk zijn;
  Zowel mondeling als schriftelijk moet een (directie)secretaresse sterk zijn. Ze heeft zowel mondeling als schriftelijk contact met klanten.
• Improvisatie vermogen hebben;
  Het komt regelmatig voor dat alles anders loopt dan verwacht. Het is jouw taak om te zorgen dat alles goed komt.
• Flexibel zijn;
  Jij bent degene die meestal de planning maakt. Helaas komt het regelmatig voor dat vergaderingen of afspraken uitlopen, dat er problemen optreden enz. De (directie)secretaresse moet dit oplossen.
• Klantgericht zijn;
  Je hebt vaak contact met klanten.
• Kritisch zijn;
  Jij bent de schakel tussen de buitenwereld en de directeur. De directeur heeft het vaak erg druk. Daarom ben jij degene die kritisch naar bepaalde situaties moet kijken. Bijvoorbeeld: wie laat je wel of niet bij de directie naar binnen gaan.
• Probleemoplossend vermogen.
  Medewerkers en directie komen vaak met problemen naar jou. Jij hebt de taak deze problemen op te lossen. Ook neem je van te voren maatregelen als je denkt dat dat nodig is.

Deel dit artikel

Wat is uw ervaring als (Directie) Secretaresse?

Hartelijk dank voor uw reactie