Office manager
Als Service Office Manager ben je verantwoordelijk voor het Back Office gedeelte (service secretariaat, facturatie en contractverwerking) van de afdeling After Sales. Het Back Office gedeelte bestaat uit meerdere medewerksters. Deze afdeling dient te zorgen voor de continuïteit, uitvoering en ondersteuning van de (administratieve) processen van After Sales. Als Service Office Manager mag je in overleg met het afdelingsmanagement mee helpen bedenken om bepaalde processen efficiënter te maken. Uiteraard ben je medeverantwoordelijk voor een harmonieuze samenwerking met de diverse afdelingen en het ondersteunen van het servicemanagement in de breedste zin van het woord.
Wat zijn de werkzaamheden van een Office Manager?
De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:
- Het bepalen van de dagelijkse werkzaamheden en hier de prioriteitsvolgorde in aangeven.
- Het beantwoorden en opvolgen van allerlei vragen en/of verzoeken van klanten en of interne afdelingen.
De hoofdactiviteiten van een Office Manager bestaan uit:
- Leiding geven aan de administratieve medewerkers binnen de afdeling After Sales (ook denkend aan het uitleggen en/of verbeteren van werkprocessen, bijhouden van verlof en het bespreken van personele zaken, etc.)
- Het uitwerken, gereedmaken en controleren van offertes betreffende de diensten van de afdeling After Sales. Hier moet gedacht worden aan de onderdelen offertes, batterij offertes, etc. die door de secretaresses worden uitgewerkt.
- Zorg dragen voor correcte externe en interne facturatie (facturatie van bijvoorbeeld onderhoudscontracten, storingsbezoeken, heftrucktrainingen, etc.)
- Ondersteunend voor het Wagenparkbeheer (bewaken van het wagenpark, controle op reparaties bij dealers, en nog leuker, het in samenwerking met de Service Manager het bestellen van nieuwe auto’s voor de adviseurs/verkopers en nieuwe servicebussen voor de buitendiensttechnici.
Als Office Manager heb je contact met:
- Klanten, dit komt regelmatig voor.
- Andere bedrijven/instellingen, denk aan leveranciers en autodealsers. Als Office Manger heb je veelvuldig contact met andere bedrijven.
- Collega’s. Je hebt zeer regelmatig contact met verschillende collega’s.
Waar kan je werken als Office Manager?
Een Office Manager kan in elk soort bedrijf werkzaam zijn. Daardoor kan je dus in veel verschillende branches werken.
Over welke competenties moet je beschikken?
Een Office Manager moet beschikken over de volgende (persoonlijke) eigenschappen om goed te kunnen functioneren:
- Creatief; om met name ad-hoc werkzaamheden en/of problemen kunnen oplossen
- Inlevingsvermogen hebben; om goed mede-collega’s en/of klanten te kunnen begrijpen wat er bij hen speelt om zodoende hen te kunnen helpen met bepaalde zaken.
- Goed kunnen luisteren; om problemen/klachten/ideeën van zowel collega’s als klanten te kunnen begrijpen en hierna ook wat mee te doen.
- Secuur/nauwkeurig: gezien het feit dat er veel (administratieve) processen plaatsvinden op de Back Office afdeling dient het maken van fouten tot een minimum te worden beperkt.
- Communicatief vaardig: daar je de spil bent van de afdeling en zeer veel interne en externe contacten hebt is deze competentie van groot belang
- Stressbestendig: om zo te allen tijde de juiste beslissingen en oplossingen te kunnen nemen voor zowel collega’s als voor klanten. Deze eigenschap kan voor anderen ook als voorbeeld worden gezien zodat zij zelf ook beslissingen kunnen nemen.
- Prioriteiten kunnen stellen en plannen: om bij een grote werkvoorraad goed te kunnen bepalen wat direct afgehandeld dient te worden en wat op een later tijdstip.(Offertes en facturen kunnen niet blijven liggen daar dit anders te veel geld kost.)
Waar ben je werkzaam als Office Manager binnen een organisatie?
Je valt rechtstreeks onder de Service Manager en rapporteert ook aan hem. Behalve met de medewerksters van de Service Back Office werk je samen met alle afdelingsmanagers en heb je ook contact met de medewerkers van alle voorkomende afdelingen. Hierbij denkende aan de buitendiensttechnici, trainers, Adviseurs/verkopers van onze buitendienst, medewerkers van de afdeling Personeelszaken, etc.
Welke opleiding moet je gevolgd hebben?
Je moet minimaal een MBO/HBO opleiding (administratieve en/of commerciële richting) gevolgd hebben. Daarnaast is het belangrijk dat je over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift beschikt. Afhankelijk van het bedrijf zijn andere talen ook gewenst. Ruimschoots ervaring hebben met de moderne softwarepakketten is een groot voordeel.
Zijn er carrièremogelijkheden?
Het is wenselijk om toch al enige jaren ervaringen (minimaal 5 jaar) te hebben als administratief- en/of commercieel medewerker bij één of meerdere werkgevers om zodoende op diverse vlakken administratieve en/of organisatorische ervaring op te doen.
Wat is het salaris van Office Manager?
Het salaris van een Office Manager is voor een startende kandidaat € 2200,- Afhankelijk van leeftijd en ervaring kan dit groeien tot ongeveer € 3200,- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek.
Leonie van Beetz, Unique Alphen aan den Rijn, Intercedent
Deel dit artikel
Wat is uw ervaring als Office manager?
Hartelijk dank voor uw reactie