Project secretaresse

Als project secretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en/ of support van één of meerdere projecten binnen een organisatie.

Wat zijn de werkzaamheden van een Project Secretaresse?

Een werkdag van een project secretaresse ziet er als volgt uit:

• E-mail inhoudelijk lezen en prioriteit stellen.
• Overleg werk voorbereiden, samen met projectmanager en collega's uit de verschillende disciplines/werkmaatschappijen
• Planningen monitoren
• Voorbereiding documentatie die conform richtlijn naar opdrachtgever gaan
• Archiveren en documenteren van mails en correspondentie
• Audits plannen en voorbereiden
• Office management voor de dagelijkse gang van zaken. 
• Horen wat er speelt op de werkvloer. Eigenlijk ben je de belangrijkste informatiebron.

Werkzaamheden zijn strak geregeld, conform planningen aangegeven door opdrachtgever. Belangrijk is alert blijven op de feedback vanuit de werkmaatschappijen en dat wat de opdrachtgever wil. Daar waar nodig acteren, reageren en coördineren.

Overige werkzaamheden zijn o.a. het regelen van catering, vuilcontainers, extra bedrijfsruimte, ontheffingen regelen en andere verantwoordelijkheden durven te nemen! 

Contact met (toekomstige) klanten:
Als project secretaresse moet je goed in beeld hebben wie wat doet zodat je zelfstandig kan inspringen op dat wat nodig is of gevraagd wordt. Per project kan je andere klanten hebben. Je moet goed bijhouden wie waarbij hoort. Daarnaast heb je ook vaak contact met diverse leveranciers en gemeentelijke instellingen. Bijvoorbeeld om vergunningen aan te vragen etc.

Binnen mijn functie heb ik alle vrijheid en koppel dit altijd terug naar collega's die betrokken zijn bij het item wat speelt, mondeling maar vastleggen per mail en dit archiveren.

Waar kan je werken als Project Secretaresse?

Een project secretaresse kan binnen alle bedrijven die op projectbasis werken werkzaam zijn. De branche is heel divers, van bouw tot bijvoorbeeld evenementen. 

Over welke competenties moet je beschikken?

Als project secretaresse moet je over de volgende (persoonlijke) eigenschappen beschikken:

• Inlevingsvermogen hebben
• Creatief zijn
• Goed kunnen luisteren
• Goed kunnen plannen
• Nauwkeurig zijn
• Communicatief vaardig

Daarnaast moet je goed in team verband kunnen werken en dat ook leuk vinden. Je moet goed onder druk kunnen werken en niet snel gestresst raken. Omdat je met zoveel verschillende mensen moet werken is het handig als je goede sociale vaardigheden bezit en een goede dosis mensenkennis.  

Waar ben je werkzaam als project secretaresse binnen een organisatie?

Volgens de hiërarchie zit een project secretaresse direct onder projectmanagers. Projecten kunnen zo veelomvattend zijn, dat je soms met alle afdelingen en alle collega’s te maken hebt. Van financiën tot marketing. Je hebt dus veel contact met verschillende collega’s. Als project secretaresse leg je meestal verantwoording af aan een projectmanager. 

Welke opleiding moet je gevolgd hebben?

Als je project secretaresse wilt worden moet je een secretaresse opleiding op mbo of hbo niveau volgen. Maar je kunt ook met een hele andere achtergrond in de functie rollen d.m.v. ervaring en de juiste competenties.

Wat is het salaris van Project secretaresse?

Na het behalen van een MBO secretariële opleiding, ligt het start salaris rond de € 2000,- op basis van 40 uur. Dit uiteraard afhankelijk van de organisatie. Naar mate de kennis en vaardigheden en de verantwoordelijkheid binnen de functie groter wordt, zal het salaris hierin mee groeien. Afhankelijk van de organisatie, je inhoudelijke kennis en verantwoordelijkheden binnen een functie, etc. kan een salaris geboden worden van ongeveer € 3200,- op basis van 40 uur.

Leonie van Beetz, intercedent bij Unique

Deel dit artikel

Wat is uw ervaring als Project secretaresse ?

Hartelijk dank voor uw reactie