Opbouw sollicitatiebrief - Do's & Don'ts

Een algemene zakelijke brief is een basisbrief die kan worden gebruikt in vele situaties. Meestal is het een sjabloon voor een brief. Je kunt zo’n sjabloon gebruiken om verder in te vullen of aan te passen. In veel gevallen kunt u dit ook gebruiken voor de opzet van een sollicitatiebrief. Maar je kunt er ook algemene teksten in zetten. Vaak staan de adres- en contactgegevens er in, en soms een extra tekst. Algemene brieven zijn heel handig om te gebruiken als je veel brieven verstuurt, in het bijzonder als je meerdere brieven schrijft die over hetzelfde soort onderwerp gaan.

Do’s en Don’ts voor formele brieven

Algemene zakelijke brieven kun je op vele manieren gebruiken, maar dat gebruik is wel beperkt. Een algemene brief kan een goede zakelijke brief zijn, zolang je hem maar voor specifieke doelen gebruikt. Een sollicitatiebrief is dus ook een formele, zakelijke brief.

Wel doen:
•    Maak het ontwerp van je brief en verfijn dat zo veel mogelijk. Vaak is een eenvoudige maar professionele stijl voldoende, waarin plaats is voor alle informatie en referenties.
•    Gebruik algemene zakelijke brieven voor algemene correspondentie, zodat al je brieven hetzelfde zijn. En standaard formaat met standaard informatie zorgt ervoor dat je altijd weet wat voor informatie je je lezers hebt gegeven.
•    Houd ruimte over voor extra tekst die eventueel nodig zou kunnen zijn. Op die manier kun je meer informatie toevoegen.
•    Een algemene zakelijke brief kun je zo ontwerpen dat hij in vele zakelijke situaties bruikbaar is. Het is één van de beste manieren om op duidelijke wijze je zakelijke informatie te verspreiden.

Niet doen:
•    Gebruik je algemene zakelijke brief nooit voor sollicitaties. Daar zijn ze niet geschikt voor. Zelfs als je dezelfde zinnen, openingswoorden en lay-out gebruikt, dan moet de tekst specifiek zijn, en dus niet algemeen.
•    Gebruik je algemene brief ook niet voor belangrijke zakelijke brieven. Die moet je namelijk op maat schrijven, heel specifiek gericht op de situatie.

Opbouw sollicitatiebrief

Voor vrijwel elk doel kun je je algemene zakelijke brief ontwerpen, zo ook voor een sollicitatiebrief Dit zijn de basisstappen:
1.    Maak een veld voor de geadresseerde en voor je eigen gegevens. Dit gaat heel handig op een macro, maar het gaat ook goed op gewone documenten.
2.    Maak een veld voor plaats en datum (Amsterdam, 14 januari 2010)
3.    Stel een standaard titel en introductie op: Geachte Dames en Heren, of: Geachte Mevr./Heer (naam). De titel bevat het onderwerp van de brief.
4.    Schrijf de introductie en de basistekst van je bericht. Loop deze tekst heel goed na en verwijder alle overbodigheden. Wees kort en bondig en blijf bij het onderwerp.
5.    Schrijf een afsluitende paragraaf. Die mag heel eenvoudig zijn, bijvoorbeeld: Wilt u graag meer informatie? Neem dan a.u.b. contact met mij op.
6.    Voeg een handtekening toe, met als ondertiteling: je naam, je functie en je bedrijfsnaam.

7.    Belangrijk: maak een contactenlijst waarop alle mensen staan waar je brieven naar toe wilt sturen.

Controleer ook:
•    De namen van de geadresseerden
•    De functienamen van de geadresseerden
•    Adressen en postcodes van de geadresseerden

Volgens bovenstaande stappen kun je vele soorten algemene zakelijke brieven aanmaken. Zodra je je eerste hebt gemaakt, is het weinig werk om daar variaties op te maken. De opbouw van een sollicitatiebrief is dus hetzelfde als de opbouw van een standaard zakelijke brief.

Deel dit artikel

Reageer op Opbouw sollicitatiebrief - Do's & Don'ts

Hartelijk dank voor uw reactie